A kereskedő szemével: mennyiségi szoftverlicencelés

A mindennapi munkám során, amikor új PC-kre és szerverekre adok ajánlatot, az egyeztetési fázisban szinte mindig adja magát a kérdés, hogy milyen szoftverek fognak futni az adott rendszeren, és hogy ezekre is tehetünk-e javaslatot. A válasz pedig a legtöbb esetben: "köszönjük, de szoftver az már van". Ez pedig csak két esetben lehetséges: ha az adott szoftverlicenc dobozos (FPP) vagy mennyiségi licenc keretében áll rendelkezésre. Jelen cikkünkben ez utóbbit állítjuk fókuszba, jóhiszeműen feltételezve, hogy a jogszerű szoftverfelhasználás nem vita tárgya.

Több licenc az nem feltétlenül mennyiség

A mennyiségi licencelést kifejezetten a vállalatok és intézmények részére találták ki, és nem feltétlenül jelent egyet a több felhasználós licencekkel. Otthoni környezetben is egyre gyakrabban található több számítógép, emiatt a gyártók olyan dobozos termékekkel is piacon vannak, amik 3-5 számítógépig is megengedik a szoftver használatát. Erre a legjobb példa talán az utóbbi pár hónapban meglehetősen intenzív kampányt kapott Microsoft Office 2007 Otthoni és Iskolai verzió, vagy a (Symantec) Norton Antivirus 3 felhasználós változata. A több felhasználóra érvényes kiszerelések ugyan kedvezőbb áron kaphatóak, mint ugyanaz a termék több példányban, de komoly hátrányuk, hogy a licencek száma a későbbiekben nem bővíthető.

A mennyiségi szoftverlicencek legfőbb közös jellemzője, hogy kifejezetten a vásárló nevére szólnak és a felhasználók számától függő sávos árkedvezményeket tartalmaznak. A licenc megtestesülése legtöbbször csak egy e-mail vagy egy A4-es papírlap, amihez csak nagyon ritkán tartozik telepítő média. A licenc a végfelhasználó adatain kívül a szoftver pontos megnevezését, a felhasználható licencek számát, a licenckulcsot és a licenc időtartamát rögzíti. A licenc ebből a szempontból kötött időtartamra szóló, vagy akár örökös is lehet, utóbbi esetben gyakran kapcsolnak mellé frissítési vagy verziókövetési kedvezményeket.

A szoftvergyártók sok esetben a csomag összeállításával és a névvel is megkülönböztetik a mennyiségi licenceket. Például csak ilyen keretek között érhető el a Microsoft Office Professional Plus vagy az Enterprise, a népszerű ESET Smart Security biztonsági szoftvert 5 felhasználó felett pedig egyszerűen Business Editionnek hívják, se ez nem is vásárolható meg másképp.

Licenctípusok

A kötött időtartamra szóló licencek általában előfizetése konstrukcióban működnek, ilyen a Microsoft OVS (Open Value Subscription) is. Ez gyakorlatilag szoftverbérlésnek minősül, ami egy vállalkozás esetében az azonnali költségként való leírás előnyét is magában hordozza. Az OVS három éves konstrukció, évenkénti ciklussal, ahol a jogosulttá válunk legfrissebb verziók használatára és a licencek számát is meglehetősen rugalmasan kezelhetjük: növekedés, például új munkatárs érkezése és új PC csatasorba állítása esetén elég csak a következő évben emelni az előfizetett licencek számát, a PC-k számának csökkenésnél pedig nem kell kihasználatlanul álló licencekét fizetni.

A bérelt szoftverek körének szélesítésével (operációs rendszer, irodai programcsomag és szervertermékek) jelentős platformkedvezményeket lehet elérni, ami a teljes szerződés időtartamára vetítve jelentős megtakarítást jelenthet más konstrukciókkal összehasonlítva. Természetesen a szerződés lejáratakor meghosszabbítható további évekre, vagy akár örökös jogot is szerezhetünk az eddigi licencekre.

Örökös licenc vásárlása esetén a szoftver adott verziójának használati joga végérvényesen a tulajdonunkba kerül, nem veszítjük el a hardver lecserélésekor mint az OEM esetében. Az örökös mennyiségi licenceknél a verziókövetést általában adott időtartamra szóló, feláras opcióként tudjuk megrendelni. A Microsoft Software Assurance (SA) 2 évig teszi lehetővé, hogy további díj megfizetése nélkül térjünk át a legfrissebb verzióra, a 2 év lejárata után pedig elég csak a verziókövetési jogot meghosszabbítani, ami kb. 40%-kal kedvezőbb áron tehető meg, mint egy új licenc vásárlása. Örökös licencet biztosítanak a már említett ESET, vagy például a Symantec biztonsági termékek is, a hozzájuk kapcsolt, jellemzően 1 éves időtartam a legfrissebb adatbázisokhoz való hozzáférésre vonatkozik, ami a lejáratot követően kedvező áron meghosszabbítható.

Örökös licencet szerzünk a legtöbb ügyviteli alkalmazásra is, ahol általában az első évben a szoftverkövetés is a csomag tartalma. A szoftverkövetést a második évtől külön kérhetjük, ezzel biztosítva, hogy az ügyvitel során keletkező bizonylatok és kimutatások mindenben megfeleljenek a gyakran változó számviteli szabályoknak.

Külön érdemes megjegyezni, hogy a közhiedelemmel ellentétben a Microsoft Windows mennyiségi licenc keretében kizárólag upgrade-ként érhető el, aminek feltétele egy megfelelő kiadású dobozos vagy OEM alaptermék.

Előnyök

A mennyiségi licencek legfőbb előnye a könnyű adminisztrációban rejlik: egyszerűen azt kell figyelemmel kísérni, hogy az adott szoftverből hány licenccel rendelkezünk és ezt hol használtuk fel. Ezen felül bármikor kicserélhetjük bármelyik szervert vagy PC-t, mivel a licenc nem kötődik a hardverhez (mint az OEM termékek esetében). A legtöbb konstrukció tartalmaz áttérési lehetőséget a nyelvi verziók és a 32/64 bites platformok között, de gyakori jellemző az előző verziók használatának (downgrade) joga is, aminek nagy hasznát vehetjük, ha a hardveres háttérrel nehezen tudjuk követni az új verziók megnövekedett erőforrás-igényét. Mivel a szoftverhasználat joga névre szól, ezért lopás vagy megsemmisülés esetén könnyedén pótolható, ami a dobozos és OEM termékekről nem mondható el.

A mennyiségi licencelés azoknak ajánlható, akik elkötelezettek a hosszú távú, jogszerű szoftverfelhasználás mellett, vagy utólag szeretnék legalizálni a jelenleg használt szoftvereket. A megfelelő formával látványosan egyszerűsíthető a szoftverek nyilvántartása, a használt verziók követése és nem utolsósorban a jelentős összegeket is meg lehet takarítani. A szoftvergyártók, a verziók és a licencekben meghatározott feltételek és a felhasználási körülmények sokszínűsége miatt sajnos nincs egyértelmű recept arra, hogy melyik a leginkább megfelelő konstrukció, ennek eldöntéséhez mindenképpen érdemes szakember segítségét kérni.

Lássunk egy konkrét példát!

Nézzünk meg egy konkrét kisvállalati példát a Microsoft szoftverek szemszögéből, ahol a licenctípusok széles választéka áll rendelkezésre. Képzeletbeli vállalatunknál 10 felhasználót kell ellátni az Office Small Business 2007 irodai programcsomaggal és a csoportmunkát támogató Windows Small Business Server 2008 Standard verziójával. A költségeket 3 év időtartamban vizsgáljuk, és feltételezzük, hogy a vállalkozás OEM Windows-zal előre installált PC-ket vásárolt minden esetben. Ezt van is okunk feltételezni, hiszen amellett, hogy az OEM a legolcsóbb licenckonstrukció, a vizsgált mennyiségi licenceknél a Windows csak upgrade formájában érhető el.

OEM (nincs hardvercsere): A vállalkozás 3 éves, vagy hosszabb ciklusokban cseréli a klienseket, ebben az esetben kétségtelenül ez a legkedvezőbb licencelési forma. A legnagyobb előny egyértelműen az ár. OEM (3 éven belüli hardvercsere): Amennyiben a vállalkozás a vizsgált időszakban lecseréli a teljes gépállományt, a licenceket is le kell selejteznie és újakat kell vásárolnia. Ebben az esetben gyakorlatilag kétszer fizettünk ugyanazért.

Dobozos: a dobozos szoftverek leginkább szoftverlegalizálás esetében javasolhatóak, nincs olyan megkötés, ami hardverrel történő vásárlást írna elő. Az FPP licencek oldaláról teljesen lényegtelen, hogy lecseréljük-e az azt futtató hardvert, és ha igen, hányszor tesszük. A dobozos termék legfontosabb előnye, hogy a rendelkezésre álló licencszámban korlátlanul újratelepíthető. Cikkünk születésekor az Office 2007 Small Business jelentős árengedménnyel kapható, de a korrekt összehasonlíthatóság érdekében a táblázatban listaáron szerepel.

OLP: OLP esetében egy összegben kell annyit fizetnünk, mintha az OEM-et a vizsgált időszakban kétszer vettük volna meg. Cserébe könnyen nyilvántarthatjuk a licenceket, rugalmasan, bármikor cserélhetjük a gépállományt, a licenc elvesztése esetén pótolható az arra feljogosító dokumentum, használhatunk korábbi (kisebb erőforrás-igényű, vagy megszokott) verziókat, de később szabadon áttérhetünk 64 bites platformra vagy akár másik nyelvre is. OLP vásárlás esetén most ajándék Groove-ot ad a Microsoft, amivel 450000 forintot takaríthatunk meg, ha egyébként is szerettük volna megvenni.

OLP + SA: Az OLP+SA egyértelműen a legdrágább konstrukció, amiért cserébe a szerződés megkötését követő 2 évig jogosulttá válunk a legfrissebb verziók használatára. A downgrade jognak ebben az esetben nincs túl sok értelme, de az OLP összes további előnyét magában hordozza.

OVS: Mivel az OVS előfizetéses konstrukció, ezért egy vállalkozásnak fontos szempont lehet, hogy végig költségként kezelhető, továbbá kisebb egyszeri kiadásokat jelent. Az előfizetés keretében a díjfizetés időtartamára az OLP+NL-nél is többet nyújtó konstrukcióhoz juthatunk, hiszen az évfordulókon dinamikusan tudjuk változtatni a licencek számát. A 3 évet követően a szerződést meghosszabbíthatjuk, vagy le is mondhatjuk, utóbbi esetben minden OVS licenc alatt futó szoftvert törölnünk kell. Lehetőség van még a licencek kivásárlására, ekkor örökös licencként (kvázi OLP-ként) végleg a tulajdonunkban maradnak, ennek egyszeri díja az éves licencdíj + 75%.

Természetesen a példa szintetikus, a való életben ritkán történik teljes vállalati géppark-csere egy időben, és az alkalmazottak bővülésével, vagy új igényekkel a gépek száma és a szoftverek verzióigénye is változik. A különböző licenc-típusok ezen felül kombinálhatóak is, az ideális mix eléréséhez mindenképpen kérjük szakértő segítségét.

A szerző a Takforsys Üzleti Informatika Kft. ügyvezetője