Osztódnak a Google Dokumentumok

A Google irodai programcsomagja új funkciókkal bővült, és mostantól jóval egyszerűbbé válik a dokumentumok megosztása valamint feltöltése is. Akár olyan partnereknek is megmutatható a fájlok tartalma, akik nem rendelkeznek saját Google-fiókkal.

Google dokumentumokat eddig is meg lehetett osztani a többi felhasználóval, de csak fájlonként, egyesével, viszonylag bonyolult módon. Mostantól viszont teljes mappák is megoszthatóak, ahová elég csak behúzni a kívánt fájlokat, és az azon belül lévő összes objektum elérhetővé válik a beállított partnerek számára. Az új módszer jelentősen erősíti a Docs csoportmunkára való alkalmasságát.

Nagyon kellett

A mappák beállításai között a normál megosztáshoz hasonlóan lehet hozzáadni kapcsolatokat, illetve állítható, hogy a partnerek szerkeszthessék is vagy csak megnézhessék a dokumentumokat. Továbbá beállítható az is, hogy a meghívottak képesek legyenek-e még tovább osztani a mappa tartalmát. Üzleti területen, például egy dokumentum jóváhagyatásához ez szinte elengedhetetlen funkció. A megosztott mappában lévő dokumentumok pedig az eddig megszokott módon önállóan is megoszthatóak, így ha egy fájlra jogosultságot kap valaki, az nem jelenti automatikusan, hogy a többihez is hozzáfér.

Emellett szintén hasznos lehet a már korábban bevezetett "Publish" lehetőség, amivel egy egyszerű HTML-oldalként mutathatóak meg a dokumentumok a világ számára, anélkül, hogy a látogatónak találkoznia kellene a Google Docs felületével. Természetesen ez működik a szövegek mellett a táblázatokkal és prezentációkkal is, sőt, beállítható, hogy a HTML-oldal frissüljön-e automatikusan, ha a forrásdokumentum megváltozik.

A jelenlegi Docs frissítés egy másik fontos újítása, hogy mostantól már fájlokat is lehet csomagban feltölteni, s nem kell egyesével, manuálisan hozzáadni őket a rendszerhez - ez szintén a nagyvállalati környezetben fontos igény. Sok fájl esetén eltart egy ideig a folyamat, de a várakozás végén mindegyik egy külön elemként jelenik meg a listában, illetve már a feltöltéskor is megadható, hogy melyik mappába kerüljenek, hogy ezzel se kelljen utána vesződni.

Van limit

A feltöltéseknél mindössze annyi megkötés van, hogy egy szövegfájl maximum 500 KByte, egy prezentáció illetve egy PDF-fájl maximum 10 MByte, a táblázatok pedig maxumum 1 MByte méretű lehet. A támogatott formátumok listája sem változott: szövegek esetén a HTML és a plain text mellett a Word, Rich Text, OpenDocument és StarOffice fájlok konvertálhatóak, a táblázatok közül pedig az Excel és az OpenDocument Spreadsheet formátumok szívesen látottak, prezentációból viszont csak a PowerPoint elfogadott.