MonDoc: irodai munkatámogató rendszer Exchange alapokon
[Mmd] Napjainkra minden vállalat vagy intézmény számára elkerülhetetlenné vált, hogy a hagyományos vállalatirányítási alkalmazásokon kívül, -- melyek elsősorban pénzügyi/számviteli szempontból (főkönyv, számlák, raktár, termelés stb.) segítik a szervezet működését -- az alapvető fontosságú folyamatok is támogatva legyenek, magas színvonalon és költséghatékonyan működjenek.
A cél minden esetben az, hogy a munkatársak és az együtt dolgozó emberekből álló munkacsoportok napi irodai munkája minél gördülékenyebb, nagyobb hatékonyságú legyen. Ennek érdekében a Montana olyan irodai munkatámogató rendszert fejlesztett ki, amely a legkorszerűbb dokumentumkezelési, tudásmenedzsment, workflow és egyéb irodaautomatizálási megoldásokat egyesíti egy keretrendszerben.
A Montana által kifejlesztett MonDoc rendszer célja, hogy a vállalatok/intézmények számára, ahol az Exchange Server alapú levelező és csoportmunka rendszer használata már bevett gyakorlat, költséghatékony, rugalmas informatikai háttérrendszert biztosítson a napi üzleti folyamatok támogatásához mindezt a megszokott Exchange felhasználói környezetben.
Az irodai munka támogatására szolgáló MonDoc megoldáscsomag kiterjed a pénzügyi, a kormányzati és a szolgáltatási szektor valamennyi fontos napi üzleti tevékenységére, amelyet a vállalatirányítási rendszerek nem, vagy csak részben fednek le.
A MonDoc ügykezelő rendszer funkcióinak teljességét két kiegészítő alkalmazás biztosítja a dokumentumkezelés és a munkafolyamat-vezérlés terén.
A MonDoc nyilvántartásaihoz kapcsolódó dokumentumok kezelése kulcsfontosságú az egész rendszer szempontjából. A MonDoc többféle dokumentumtároló eszközt képes használni, de a dokumentumkezelés és tárolás feladatát legmagasabb szinten a Microsoft Sharepoint Portal Server terméke látja el a rendszerben. Fejlett szolgáltatásai közül a legfontosabbak:
- fejlett, a MonDoc elemekre vonatkozóan beállítható verziókezelés,
- jogosultságok beállítása akár elem szintig-,
- valamint a megszokott könyvtárszolgáltatások biztosítása (check-in, check-out).
A Sharepoint Portal Server a dokumentumok tárolására a naprakész "Webstore" technológiát használja: dokumentumtár-adatbázisa egypéldányos (single instance). Így lehetséges, hogy a MonDoc rendszer csak hivatkozásokat tartalmazzon egy adott dokumentumra, s ne kelljen azt a tárban redundáns módon tárolni. A MonDoc nyilvántartásaihoz kapcsolódó dokumentumok esetén a MonDoc rendszer a Sharepoint teljes szövegben történő keresést lehetővé tevő keresőmotorját használja.
A MonDoc működésében kulcsfontosságú munkafolyamatok (workflow) vezérléséről két termék gondoskodhat: az Exchange 2000 Server belső folyamatkezelője, illetve a világpiacon jelenleg vezető Exchange Server alapú professzionális workflow rendszer, az IcXpertFlow alkalmazás. Ugyan az előbbi is kiváló munkafolyamat-vezérlést tesz lehetővé, a MonDoc munkatámogató rendszer teljes feladatkezelő funkcionalitását (pl. párhuzamos ágak egyidejű futtatása, grafikus folyamattervezés és követés, többszintű határidő figyelés, a folyamatok egymásba ágyazhatósága, stb.) csak az utóbbi termékre épülve képes nyújtani.
A szervezetek dolgozóinak -- napi munkájuk során -- kiemelt fontosságú a különböző partnerek (ügyfelek, beszállítók, vásárlók stb.) pontos nyilvántartása, ez a MonDoc keretrendszer egyik alapvető általános funkciója. A MonDoc rendszer természetesen nem egy egyszerű belső nyilvántartó rendszer, hanem egy csoportmunka alkalmazás, amelynek egyik lényeges funkciója, hogy támogassa a felhasználók közös tevékenységét. A MonDoc valamennyi funkciójában támogatja a digitális aláírások használatát. Az egyes űrlapok, a csatolt dokumentumok és a munkafolyamatok egyes lépései automatikusan hitelesítésre kerülnek a létrehozójuk vagy utolsó módosítójuk digitális aláírásával. A rendszer automatikusan figyeli a digitális aláírásokat, és azonnal jelzi, ha bármely ponton visszaélést, csalást érzékel.
A MonDoc rendszer nem a hagyományos értelemben vett dobozos szoftver, hanem egy megoldáscsomag, amelyet minden egyes megrendelés estén az ügyfél igényeinek megfelelően lehet testre szabni. Ha egy szervezet be szeretné vezetni a MonDoc rendszer egyes moduljait, szükség van a belső működés felmérésére, az űrlapok, dokumentum típusok, és folyamat sablonok egyedi kialakítására, illetve speciális igények esetén egyedi szoftverfejlesztésre.
A megoldás csomag tartalmazza az általánosan használt funkciókhoz szükséges, gondosan kialakított szoftver komponenseket (feladatkezelés, folyamatszabályozás, dokumentumkezelés, kereső rendszer), az általános célú elektronikus űrlapokat, dokumentum típusokat, folyamat sablonokat, illetve egy konfigurációs eszközrendszert, amely segítségével programozási munka nélkül lehet elvégezni a testre szabást. A testre szabást megkönnyíti, hogy egyrészt, a rendszer maga is az alapinfrastruktúra (Exchange, Office, SharePoint, DME, IcXpertFLOW) komponenseit használja/használhatja fel, másrészt a saját speciális funkcióit is komponens alapú (COM, COM+) szoftver elemekkel valósítja meg.