Docflow, jobb a Wordnél

Gyakran kell névre szóló dokumentumokat legenerálnunk és kiküldenünk akár több ezer címzettnek, de több tízmillió forintos nagyvállalati megoldás bevezetésére nincs büdzsé? A Microsoft Office-t vagy más irodai programcsomagot használjuk erre a célra, és teljesítménybeli problémákat tapasztalunk? A Qualysoft által kifejlesztett, és a Gazdaságfejlesztési Operatív Program által is támogatott Docflow nekünk szól: a többmilliós számlalevél nyomtató szolgáltató-cégek és az 1-2 ezres Word körlevél használók közötti piacra szánja új termékét a Qualysoft.

Bár a Microsoft Word viszonylag fejlett körlevél funkcióval rendelkezik, sok ezer címzett és sok beviteli mező esetén rendkívül lelassulhat az iratgenerálás, akár hosszú órákra lefoglalva egy PC-t, valamint a dokumentumok menedzselése körülményessé válhat akár a fejlécben történő egyetlen változtatás esetén is. A Docflow a szervezeti folyamatokhoz kapcsolódóan keletkező iratok mintáinak központosított, a vállalati dokumentum- és tartalomkezelő rendszerekkel integrálható kezelését teszi lehetővé. A Docflow a Qualysoft Infinica dokumentumkezelő rendszerének tagja.

A Docflow tartalmaz egy WYSIWYG iratsablon-tervezőt, avagy template designert. A szoftver nem csak komplett iratsablonokat tárolhat, hanem hierarchikus elrendezésben képes sablondarabokat kezelni, mint például a szervezet adatait, logóját tartalmazó fejlécet, vagy például egy adattájékoztatási forma felépítését, jogi nyilatkozatokat. Ez azt jelenti, hogy elég az egyes építőelemek mesterpéldányaiban változásokat bevinni ahhoz, hogy az összes érintett iratminta frissüljön. A Docflow ráadásul képes dokumentumon belüli műveleteket is értelmezni, így az egyes adatmezők közti matematikai műveleteket, vagy szűrést az ügyfelek egy bizonyos körére. Az adatforrás jelenleg XML, CVS dokumentum vagy ODBC lehet, azaz tetszőleges SQL-adatbázishoz is csatlakoztatható.

A Docflow egy kliens-szerver architektúrájú megoldás, ami azt takarja, hogy az iratminták tervezése és a vezérlés PC-n, a dokumentumgenerálás szerveroldalon történik. Ennek legnagyobb előnye, hogy az iratok létrehozása nem a felhasználó PC-jét terheli, és sokkal nagyobb teljesítménnyel szolgálható ki, ami fontos szempont, ha egyszerre több tízezer dokumentumot generálunk le és küldünk ki. A kimenet lehet PDF, HTML vagy e-mail. Az adminisztrációs felület böngészőn keresztül férhetünk hozzá.

Az iratgenerálásra nemcsak manuálisan, hanem előre meghatározott események bekövetkeztekor automatikusan is lehetőség nyílik. A szervezeti portálintegrációval megvalósítható, hogy az ügyfél online ügyintézését követően automatikusan e-mailen megkapja az adatlapot vagy szerződést -- például PDF-ben, melyet ki tud nyomtatni magának. Mindez az XForms támogatáson keresztül történik, ami egyúttal nemcsak az iratok automatizált létrehozását teszi lehetővé, hanem a webes űrlapok menedzselését is. A változtatások élesítéséhez mindössze egy publikációs jóváhagyás szükséges a portál tartalomkezelőjében.

A Qualysoft Docflow az irodai programoknál akár nagyságrendekkel nagyobb teljesítményt kínál a nagyvállalati iratkezelők árának töredékéért, olyannyira, hogy az önkormányzatok vagy más, a közbeszerzési törvény által szabályzott szervezetek akár pályázat kiírása nélkül is bevezethetik. A Qualysoft igény esetén tanácsadást és integrációs szolgáltatást is kínál, melyekre referenciával is rendelkezik, akár Lotus Notes-hoz is. Ha további információra van szüksége, esetleg tehetséges Java programozó, keresd fel a Qualysoftot.

[A Qualysoft megbízásából készített anyag]