Google Appsre váltott Újbuda képviselőtestülete
Derült égből Google Apps - jellemezhetjük az Újbudai Önkormányzat döntését, amellyel egyelőre szűkebb körben, de bevezeti mindennapos használatban a keresőóriás dokumentumkezelő rendszerét. Az átállást a Revevol vezényli le, a francia cég fejleszti az Apps fölé kerülő dokumentummendzsment réteget is.
A Revevol és a Google ajánlatát fogadta el az Újbudai Önkormányzat a képviselőtestület informatikai rendszerének modernizálására, így a jövőben a döntéselőkészítéshez, a képviselők munkájához és dokumentumkezeléséhez a Google Docs rendszerét használja. Az önkormányzat és a Google között született hosszabb távú egyezmény célja ennél szélesebb körű, ha a rendszerrel kapcsolatos tapasztalatok pozitívak lesznek, akkor nem zárható ki, hogy Újbuda egyéb intézményei is a webes rendszerre álljanak át.
Az önkormányzat által várhatóan jövőre éles üzembe állítandó rendszer lelke az AODocs általános dokumentumkezelő, amely a Google App Engine platformszolgáltatáson fut és teljes mértékben integrálódik a Google Appsszal, azon egy extra dokumentummenedzsment-réteget hoz létre, ez kezeli a munkafolyamatokat (workflow) és a különböző felhasználók hozzáférési szintjeit is. Az önkormányzat saját bevallása szerint a jelenleg használt rendszerhez képest a Google ajánlata jelentős megtakarításokat hoz majd, a helyben üzemeltetett szerverek feleslegessé válásával mintegy hárommillió forinttal csökken az éves áramfogyasztás és például kétszázezer oldallal kevesebbet nyomtat az önkormányzat. A teljes megtakarítás több tízmillió forintra rúg évente.
Mire használják?
"Az újbudai önkormányzatnál a testületi üléseken megtárgyalt napirendi pontok, előterjesztések a munkafolyamat dokumentumai. Minden előterjesztéshez tartozik egy adatlap, mely különböző leíró jellegű információkat kezel. Az integráció egyik eleme például, hogy az adatok egy részét, a személyekhez kapcsolódókat a Google Apps Global Address Listjéből veszi. Az előterjesztésekhez kapcsolódóan csatolmányokat tölthetnek fel, melyek a Google Docsban tárolódnak. Az előterjesztés szövege és a döntési javaslat Google Dokumentumként jön létre, tehát az előkészítési fázisban a párhuzamos szerkesztés, megjegyzések kezelése lényegesen meggyorsítja az anyagok megvitatását. Ezen dokumentumok természetesen mobil felületről is elérhetőek" - mondta a HWSW-nek Szatmári Tamás, a Revevol értékesítéstámogató mérnöke.
Nagy pénz, nagy szívás: útravaló csúcstámadó IT-soknak Az informatikai vezetősködés sokak álma, de az árnyoldalaival kevesen vannak tisztában.
Emellett a felhasználók számára elérhető az összes Google-féle szolgáltatás, a virtuális gyűlésekre használható a Hangout, az előterjesztésekhez lehet beágyazott Maps térképrészletet mellékelni, ez például a telekügyekkel kapcsolatos kérdésekben jön nagyon jól. A rendszer része a Google cloudalapú karakterfelismerő mechanizmusa, a scannelt dokumentumokat automatikusan konvertálja kimásolható szöveggé, így a szervezeten belül már felhalmozott hatalmas mennyiségű dokumentumot fokozatosan digitalizálni lehet újragépelés nélkül.
Miért nem egyéb?
A HWSW kérdésére Janurik Lajos, az újbudai önkormányzat informatikájáért felelős nonprofit cég igazgatója elmondta, hogy a Docs kiválasztása előtt felmérték az alternatívákat, így a Microsoft hasonló platformját is. A Google mellett szólt, hogy valóban többplatformos szolgáltatás, nem igényli sem Windows, sem Internet Explorer futtatását, a Google Apps webes alkalmazásaihoz akár egy Linux-Firefox kombináció is tökéletesen elegendő. Az újbudai önkormányzat már korábban döntött a szabad szoftverekre való átállásról, ettől független a most kötött Google-megállapodás, de tény, a két döntés jól kiegészíti egymást - ugyanakkor a Google Apps kétségtelenül szembemegy a szabad szoftverek szellemiségével.
A Revevol szerint a Google felé dönthette a mérleget a nagyon könnyű testreszabhatóság is. A felhasználói szerepek, az egyes munkafolyamatok lépcsői a rendszer üzemeltetői által finomhangolható, valamint van lehetőség egyedi scriptek írására is, amelyekkel egyedi folyamatok definiálhatóaj széleskörű feltételrendszer (triggere) alapján. A scripteket egyébként a Docs rendszere szervezetenként külön tárolja és futásidőben fordítja.
Az önkormányzat szerint a telepített rendszer az összes biztonsági és adatkezelési jogi feltételnek megfelel. Az Apps támogatja a Google kétlépcsős beléptetési rendszerét is, amelyben nem elegendő a jelszó ismerete a bejelentkezéshez, egy adott telefonnal is rendelkeznie kell a felhasználónak.