Kezelhetetlenné válnak az e-mailben tárolt üzleti információk

[Techworld] Ma már közhely, hogy az üzleti információk egyik legfontosabb hordozói az e-mailek. A levéláradat azonban egyre nehezebben kezelhető, ami az információk széttagozódásához és nehezebb kereshetőségéhez, menedzselhetőségéhez vezet.

Egy 500 üzleti felhasználó körében elvégzett felmérés szerint a felhasználók háromnegyede legalább három e-mail címet használ rendszeresen, 13 százaléknak pedig tíz vagy több postafiókja van -- például magánlevelekre, üzleti levelekre, levelezőlistákhoz vagy webszolgáltatásokra való feliratkozáshoz. A különféle címek általában arra szolgálnak, hogy a felhasználók rendezzék a küldött és fogadott leveleiket, ez azonban ahhoz vezet, hogy az információk sokkal nehezebben kereshetők elő.

Ma már megszokott, hogy valaki a vállalati e-mail címéről küld magánjellegű levelet és fordítva is gyakran előfordul. A megkérdezettek 60 százaléka küld és fogad üzleti témájú leveleket a privát címéről, 80 százalék pedig magánjellegű levelezésre is használja a céges postafiókját.

Az sem ritka, hogy valakinek olyan információkra van szüksége munka közben, ami valaki másnak a levelezésében található meg. A válaszadók kétharmadával fordul már elő ez, és gyakran a szóban forgó munkatárs nincs is az irodában, így ezek az információk átmenetileg elérhetetlenek voltak. A legtöbben ilyenkor vagy felhívják a munkatársat és elkérik a belépési jelszavát, vagy az informatikai részlegtől szerzik meg azt. Ez azonban nem csak biztonsági szempontból aggályos, hanem a privát szférát is sérti. A megkérdezettek 60 százaléka szerint problémás a magánszféra szempontjából, ha meg kell osztania valakivel a leveleihez való hozzáférést.