Bemutatkozik az Office 2010

A TechEd Europe 2009 egyik előadásán a Microsoft fejleszői bepillantást engedtek a jövőre megjelenő Office 2010 újdonságaiba. A demó során láthattuk, mi mindenre képes az új Outlook, az Excel, a Word és a PowerPoint, a legfontosabb, leghasznosabb, legérdekesebb képességek kihasználásához azonban szükség van az új SharePointra (amelynek bétája tegnap óta elérhető a regisztrált felhasználók számára), valamint az Exchange 2010-re (a végleges változata szintén tegnap jelent meg). Ez azonban fordítva is így van, az Exchange Server 2010 és a SharePoint Server 2010 újdonságainak túlnyomó része csak az Office 2010-zel együtt működik.

Outlook 2010

A Microsoft levelező- és naptárprogramjának új verziója ékes példája a szoros integrációnak, Exchange Server 2010 bevezetése nélkül csak kevés újdonságot tapasztalnak majd a felhasználók. Ami mindenképp említésre méltó, hogy az Outlook 2010 a Gmailhez hasonlóan képes a levélváltásokat beszélgetésekbe („thread”) rendezni, ezeket könnyen át lehet tekinteni a levelező kezelőfelületén és egyszerűen lehet kezelni őket. Hasznos műveletnek tűnik a „Clean conversation”, amely kiszűri a levelekből a redundáns részeket, amiket a levelezők automatikusan beidéznek, így csak a lényeg látszik. A Gmailből már ismerhetjük ezt a funkciót is, mint ahogy a beszélgetés figyelmen kívül hagyását („mute thread”) is.

A begyűjtött visszajelzések alapján az Outlook 2010-be bekerült Quick Step funkció a kezelőfelületről vagy billentyűkombinációról egyszerűen elérhető műveleteket takar, amelyeket a felhasználók gyakran végeznek a levelekkel, ilyen például a „válasz írása és az eredeti levél törlése”. A felhasználók maguk is létrehozhatnak ilyen műveleteket, lényegében makrókat, amelyekben megadhatják, hogy pontosan mi történjen az adott levéllel, majd a makróhoz saját nevet és billentyűparancsot is rendelhetnek.

Hasznos újdonság, hogy a naptár közvetlenül az üzenetekben is megtekinthető, így a felhasználóknak egy időpont-egyeztetéskor nem kell külön megnyitniuk a naptárat, a találkozó kért ideje és a környező időpontok egyből az üzenetben látszanak.  Sőt, lehetőség van akár egy egész felhasználói csoport naptárát egy nézetben megtekinteni, így egyből kiválasztható, melyik lesz a legjobb időpont a tervezett meetingre. A keresés is sokat fejlődött az Outlookban. Egyrészt felgyorsult, legalábbis a Microsoft állítása szerint, másrészt a korábbinál sokkal több szempont áll rendelkezésre a találatok szűrésére. A keresések el is menthetők.

Az Outlook 2010 teljes Unified Communications integrációval érkezik, ami lényegében azt jelenti, hogy a szoftver nem csak az e-mailek, hanem bármilyen üzenetek központjává válik, ide futhatnak be a hangposta-üzenetek(amiket nem csak az üzenetből egyből meghallgatni lehet, hanem akár szövegként el is lehet olvasni), de akár SMS-ek is lehetnek az Inboxban és küldeni is lehet rövid szöveges üzeneteket. Ehhez persze szükséges az Office Communications Server.

Az Exchange Server 2010-zel együtt működve valóságos „szolgáltatás-kánaán” érkezik el az Outlookba. A legfontosabb új funkció a Mail Tips, amelynek feladata a feleslegesen elküldött levelek számának csökkentése. Az Exchange 2010-zel együtt használt Outlook 2010 levélküldés előtt képes figyelmeztetni a felhasználókat, ha olyasvalakinek akarnak e-mailt küldeni, aki éppen nincs az irodában, megtelt a postafiókja vagy például nem tudja a csatolt állományt fogadni. A segítségével megakadályozható a hirtelen felindulásból írt levelek elküldése is, ha pedig valaki mégis rákattintott a "küldés" gombra, egy pár másodpercig visszavonhatja azt.

Megújul az Outlook Web Access is, amely az Outlook Live nevet kapta, ez ismét egy Exchange-funkció. A böngészőből elérhető felület megszólalásig hasonlít a telepített Outlookra és egyre több olyan szolgáltatás érhető már el a segítségével, amelyek eddig csak a telepített változatban voltak jelen. Az Exchange Server 2010-ben levő változatban ilyen például a terjesztési listák kezelése, szabályok létrehozása, vagy más postafiókok megnyitása. Jó hír, hogy az OWA már nem csak Internet Explorerből, hanem Firefoxból és Safariból is használható. A TechEd előadáson ez a képesség kapta a legnagyobb tapsot a jelen levő közönségtől egyébként.

Önkiszolgáló üzleti intelligencia

A Microsoft szövegszerkesztője és táblázatkezelője is sokat okosodik. A felhasználói felületen a legfontosabb változás, hogy eltűnik a bal felső sarokból a hatalmas Office-gomb, helyét egy jóval kisebb veszi át, amelyre kattintva a dokumentum tulajdonságaival kapcsolatos panelt kapunk. Itt lehet megtekinteni a fájl összes jellemzőjét, módosítani a szerzőt vagy akár új társszerzőt felvenni, vagy éppen megadhatjuk és módosíthatjuk a dokumentum megosztására vonatkozó paramétereket (pl. SkyDrive, SharePoint). A nyomtatás menü is sokat változott, a nyomat előnézeti képe folyamatosan látható, a beállítások módosítása azonnal ellenőrizhető. Ebben a „backstage” nézetben láthatjuk a korábban szerkesztett állományok listáját is.

A Word kapcsán bemutatott érdekes újdonság a „Paste Preview” volt, ez lényegében azt jelenti, hogy a dokumentumba illesztés előtt megtekinthető a parancs eredménye. A legtöbben ma még úgy illesztenek be a Word állományokra a vágólapról szöveget vagy képet, hogy kiadják a beillesztés parancsot, majd ha nem tetszik nekik az eredmény, akkor kitörlik amit beillesztettek. Az Office 2010-ben előre látható hogy mi lesz az eredmény, ráadásul lehetőség van például a vágólapról csak a szöveget beilleszteni, vagy akár a beillesztett szöveg formázását a többihez igazítani. A Wordben helyet kap egy egyszerű képszerkesző is, amivel a dokumentumokban található képeket, fotókat lehet kezelni, például méretezni vagy átszínezni. A keresés is jobb lett.

Az Excelben megjelennek a "sparkline"-ok, amelyek egyetlen cellába beférő kis grafikonok, emellett említésre méltó még a „slicerek” érkezése, amik a pivot táblák használatát teszik egyszerűvé, érthetővé. Itt érdemes megjegyezni, hogy a korábban Gemini projekt néven emlegetett fejlesztés végül PowerPivot néven fog megjelenni. A PowerPivot gyakorlatilag üzleti intelligencia alkalmazássá alakítja az Excelt, segítségével számtalan különféle lekérdezést lehet végrehajtani a táblákon, akár hatalmas adattömegeken is: A demó során egy több mint 100 millió soros táblázaton mutatta be a Microsoft szakembere a PowerPivot képességeit, amely ráadásul egy netbookon futott, természetesen Windows 7-en.

A PowerPivot nem csak az Excel 2010 kiegészítője, hanem természetesen a SharePointtal meg is oszthatók a benne létrehozott „alkalmazások”, amelyek használatát az adminisztrátorok figyelemmel tudják kísérni, így ha például látható számukra, melyek a legnépszerűbbek, amelyekből esetleg érdemes egy különálló, teljes értékű üzleti alkalmazást fejleszteni. A PowerPivot lényegében önkiszolgáló üzleti intelligencia, az Excel-felhasználóknak többé nem kell az informatikusok nyakára járnia ha elemzéseket szeretnének, ugyanis ebben a szoftverben megkapják a szükséges eszközöket hozzá, és a műveletekhez el sem kell hagyniuk az Excelt.

Az Office prezentációkészítőjében, a PowerPointban már videókat is lehet editálni (átszínezni, vágni, fényerőt vagy kontrasztot állítani, stb.), illetve a kisebb fájlméret érdekében átkódolni. YouTube-videókat is be lehet ágyazni a prezentációba. A program néhány 3D effekttel is gazdagodott, amelyek a vetítéseket dobhatják fel. Újdonság, hogy a SharePoint 2010 segítségével a diavetítéseket az interneten is közzétehetjük, a szoftver automatikusan generál számukra egy URL-t, amin keresztül a felhasználók a böngészőjükből, bármilyen szoftver vagy plugin telepítése nélkül megnézhetik a prezentációt. Ez főleg akkor lehet hasznos, ha a prezentációt a vállalaton kívül szeretnénk megosztani, de valamilyen okból nem akarjuk levélben elküldeni.

Közös munka

A szoftverek kapcsán a Microsoft szakemberei által kiemelt legfontosabb újdonság, hogy akár közösen, egy időben több ember dolgozhat ugyanazon a megosztott dokumentumon SharePoint vagy a webes Office-alkalmazások segítségével. A Wordben folyamatosan látható, hogy a dokumentum melyik részén éppen ki dolgozik, így elkerülhető hogy a felhasználók egymás munkájába „rondítsanak”, felülírják azt vagy beletöröljenek. A közös munka alapja természetesen az új SharePoint Server, aminek  egyik nagy dobása a korábbinál jobb és gyorsabb keresés, amely a norvég FAST Search & Transfer ASA vállalat 2008-as felvásárlásának eredménye. A vállalati keresésre szakosodott cég megoldásaival kiegészítve a SharePoint 2010 villámgyorsan találja meg a felhasználó számára releváns dokumentumokat akár több millió közül is, állítja a Microsoft. Emellett fontos kiemelni még, hogy a Sharepoint 2010 lényegében integrálva tartalmazza a korábbi PerformancePoint Server funkcionalitásának jelentős részét.

Ez lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy a már jól megszokott Office-alkalmazásokon keresztül készíthessenek kimutatásokat, jelentéseket, scorecardokat, benchmarkokat, a döntések előtt gyorsan összeszedhetik a szükséges információkat, előrejelzéseket és költségterveket készíthetnek lényegében anélkül, hogy elhagynák az ismerős Office-környezetet. Ezzel a SharePoint válik a Microsoft üzletiintelligencia-törekvéseinek egyik alapjává. A lépéssel akár az olyan kisebb vállalatok is elérhetnek fejlett BI-képességeket, akik jelenleg még egyáltalán nem használnak ilyen eszközöket és a pénzügyi tervezést csak Excelben végzik például. A felhasználói szemszögből az új SharePoint legnagyobb újdonsága az Office 2007-ben bevezetett „ribbon” interfész

Nagy újdonságként az Office 2010 már webes szoftvereket is tartalmaz, a Wordnek, az Excelnek és a PowerPointnak is lesz böngészőben futó verziója, amely Internet Explorert, Firefoxot és Safarit egyaránt támogat. Ezek a teljes telepített szoftverek képességeinek csak a legfontosabb részét vonultatják fel, a felhasználói felületük viszont azonos, így a felhasználók számára nem jelenthet gondot az átállás. Az Office Web Applicationsből ingyenes változat is lesz majd, reklámokkal megtámogatva.

Elérhetőség

Az Office-ból háromféle kiskereskedelmi változatot dob piacra a cég, a Home and Studentben a Word, az Excel és a PowerPoint mellett a OneNote található, a Home and Businessben még az Outlook is, az Office Professionalben pedig mindezeken felül az Access és a Publisher. Az üzleti felhasználásra szánt csomagok közül a csak mennyiségi licencben kapható Standard része a Word, az Excel, a PowerPoint, az Outlook, a OneNote és a Publisher, a Professional Plusba emellett bekerül az Access, az InfoPath, a SharePoint Workspace (régebben Groove), valamint a Unified Communications. Az Office 2007-ből még nyolcféle változat létezett, az Office 2010-ből már csak öt lesz.

A Microsoft nemrégiben bejelentette továbbá, hogy a programcsomagból ingyenes verziót is elérhetővé tesz majd, kizárólag új számítógépeken. Az Office Starter csak a Wordöt és az Excelt tartalmazza, ráadásul ezek funkcionalitása is korlátozva lesz és a felhasználók a jobb alsó sarokban reklámokat kell nézzenek majd. A redmondi cég szerint azonban minél többen próbálják ki az Office-t, annál többen akarják majd megvenni, ezért szükség van egy nem időkorlátos próbaváltozatra. Az Office Starter beépítve tartalmazza a bővítés lehetőségét, vagyis a felhasználó egy termékkulcs beírásával fejlesztheti a csomagot Home and Student vagy Home and Business változatra.

Az Office 2010 a tervek szerint 2010 elején jelenik meg, pontos dátumot a Microsoft egyelőre nem közölt. A szoftverek nyilvános bétája még novemberben elérhető lesz.