Y Soft: szigorúan ellenőrzött nyomatok

Manapság a legtöbb cég számára elfogadhatatlan lenne egy új informatikai rendszer, ahol valamilyen módon nem lehet mérni, hogy egyes részlegek, egyes munkatársak mennyit nyomtatnak, illetve mennyit nyomtatnak feleslegesen. Emellett egyre több az olyan félig közösségi hely, mint a felsőoktatási intézmények vagy állami szervek, ahol valamilyen jogosultság mellett több helyen elérhetővé kell tenni a dolgozóknak és hallgatóknak, hogy nyomtassanak, de azért valamilyen módon fizessenek is.

Rugalmas startup

A cseh Brno városában alapított egyetemi startup 2003 óta erre a problémára kereste a megoldást, s amellett, hogy a hatékonyság és a költségtakarékosság kérdését megoldotta, kényelmessé és biztonságossá is teszi az irodai nyomtatást. A SafeQ néven futó szolgáltatáscsalád legfontosabb sarokpontja, hogy egy közös rendszerbe képes integrálni egy rendszer minden nyomtatóját, s minden felhasználóját. Lehet egy nyomtató és 500 felhasználó, vagy éppen 15 gép és 50 ember, nem gond.

A modell egyik leghasznosabb funkciója, hogy a nyomtatásba küldött dokumentumot nem kezdi el azonnal kiköpni az alapbeállításként szereplő masina, hanem a SafeQ szerver vigyáz rá egészen addig, amíg a felhasználó oda nem sétál a géphez, nem azonosítja magát, s nem mondja meg, hogy milyen formában is lenne szüksége a nyomatokra. Ezzel egyrészt elkerülhető, hogy véletlenül az asszisztens kezében landoljon az egész cég fizetési táblázata, másrészt ha a jól megszokott nyomtató épp foglalt, akkor rohanva az azonnal kezdődő értekezletre, egy másik útba ejthető gépnél lehet kezdeményezni a nyomtatást. Az ezt alkalmazó cégeknél megszűnik a káosz, nem kell mindenkinél több tucat nyomtatót telepíteni és észben tartani, hogy melyik hol található. Nem lesz ráadásul több ottfelejtett papír, s a szigorúan ellenőrzött nyomatok miatt mindenki kicsit jobban odafigyel majd, hogy mikor, mit és mennyit használja a festéket és a papírt.

Pszichikai ingerek

A dolgozók pszichikai kényszerítése mellett azonban a rendszer által készített automatikus jelentések segítségével könnyen optimalizálható a vállalati nyomtatás, anélkül, hogy drága és bonyolult auditálásra lenne szükség. Pontosan látszik, hogy melyik eszközön mikor és mennyit nyomtattak, tehát meg lehet ítélni, hogy az adott irodába elegendő lenne-e egy kisebb teljesítményű eszköz vagy éppen be kell szerezni valami komolyabbat, mert pár hónap alatt elfüstölik a kis tintasugarast.

A dokumentumok, a jogosultságok, az eszközök és költségek kezelése mind-mind a weben keresztül történik egy böngészőben elérhető felületről, így a menedzselés nem rémálom, sőt, a fejlesztői support is \"megérkezhet\" azonnal. A szerverszoftverben valós időben nyomon követhető, illetve a korábbi időszakokra is visszanézhető, hogy ki milyen fájlokat küldött a nyomtatókra, hány oldal volt a teljesítménye, s nem utolsósorban hogy mennyibe került ez a cégnek. A testreszabás felhasználónként és eszközönként is történhet, így beállítható, hogy például Gizike csak fekete-fehérben nyomtathasson, Bélának legyen egy havi 200 oldalas kerete, és a nyomatok akkor is kétoldalasak legyenek, ha a felhasználó nem úgy állította be.

Univerzális driver

A használathoz a felhasználó részéről annyira van csak szükség, hogy a gépére feltelepítsék az univerzális meghajtóprogramot. Ez lehet bármelyik eszköz saját drivere kiegészítve, de a PostScript nyomtatókat leszámítva szinte minden gyártó minden modellje elboldogul ugyanazzal a meghajtóval, így a cég kiválaszthatja a számára legszimpatikusabbat. Ha pedig valamilyen funkció az adott gépen épp nem elérhető, azt úgysem fogja megcsinálni, például lefűző lyukasztást, vagy színes nyomtatást.

A legszebb az egészben, hogy az újabb nagy multifunkciós készülékeknél már az azonosításra használt eszköz (kártyaolvasó, RFID-olvasó, ujjlenyomat-olvasó) mellett semmit nem kell hardveresen telepíteni, mert az Y Soft programja beágyazható a nyomtatók saját rendszerébe, s azok saját kijelzőjén történhet a nyomtatás lezongorázása. Plusz öröm lehet egy cégnek, hogy új kártyákat sem kell létrehozni, mert ha van már bármilyen beléptetőrendszer, akkor azok tokenjeit is fel lehet programozni a nyomatóknál való azonosításra is. Ez utóbbi két részlet pedig nem elhanyagolható a válság miatt az új beruházás kifejezésre még érzékenyebb cégek számára.

Extra hardverköltség egy darab szerver, a SafeQ licenc (ami lehet szerverenkénti, felhasználónkénti vagy eszközönkénti modellben), az azonosító-olvasók vagy terminálok, illetve a tokenek (ha nem volt még ilyen a cégnél). Az Y Soft hazai képviselői a szűk körben tartott bemutató során pontosan ugyan nem árulták el, hogy milyen költségvonzata lehet egy ilyen megoldásnak, de a meglévő esetek alapján azt állítják, hogy 3-10 hónapos megtérüléssel lehet számolni. Egy kisebb vállalkozás számára a kiépítés és a licenc körülbelül százezres nagyságrendű.

A magyar leány is hízik

Hazánkban az Y Soft ugyan már több éve jelen van, de a tavalyi év volt az első, amikor már komolyabb eredményeket ért el értékesítésben, s az akkori 66,5 millió forintos forgalmat idén már duplázni szeretné. A gazdasági válság a cég számára kifejezetten inspiráló, hiszen mindenki megtakarításra vágyik komoly befektetés nélkül. A cég így még akkor is optimista, ha egy egyébként hanyatló piacon készül innoválni. Ma egyre kevesebbet nyomtat egy cég, egyre több a környezettudatos, papírmentes iroda. Ugyanakkor egy olyan cégnek helye van, ami berögződéseket, rossz szokásokat képes megváltoztatni teljes cégeknél.

Előfordult olyan eset, ahol az informatikai vezető nem merte a demo eredményeit prezentálni, ugyanis nehezen tudta volna megmagyarázni, hogy a korábbiakban miért is költött a cég ennyit nyomtatásra. A kvóták, limitek, azonosítás, távfelügyelet ugyan kissé túlzásnak tűnhet, s sok \"Gizike\" húzza az orrát, hogy nem nyomtathatja majd ki a lányának az egyetemi jegyzeteit, de egy túlélni akaró cég valószínűleg mindent megtenne azért, hogy az erőforrásokat mindenki a lehető leghasznosabban ossza be és ne pazaroljon.