YSoft SafeQ: őrszem a nyomtatók és szkennerek fölött
A nyomtatott dokumentumok biztonságos kezeléséről az egyre inkább digitális fókuszú piacon sokan megfeledkeznek, annak ellenére, hogy azok sokszor egy cég szempontjából kritikus jelentőségű adatokat is tartalmazhatnak. A Y Soft, SafeQ nevű nyomtatásfelügyeleti rendszerével kínál megoldást a vállalati környezetben felmerülő hasonló problémákra.
Bár mára a különböző online tárhelyeken, sőt számos üzenetküldő alkalmazásnál is alapvetőnek számítanak a különböző titkosítási megoldások, az irodákban hosszú évtizedek óta jelenlévő, és pozíciójukat a jóslatok ellenére stabilan tartó nyomtatott dokumentumok biztonságára már nem jut ekkora hangsúly - pedig azoknál sem ritka, hogy egy adott cég vagy szervezet szempontjából kifejezetten érzékeny információkat tartalmaznak.
A papíralapú iratok ráadásul sok esetben még könnyebben kötnek ki illetéktelen kezekben, mint digitális társaik: elég, ha egy alkalmazott véletlenül rossz gépre küldi a nyomtatást, vagy akár az is, ha a nyomtató egyszerűen messze van a dolgozó asztalától. Míg az adott felhasználó oda nem ér a kinyomtatott dokumentumhoz, lényegében bárki betekinthet abba, rosszabb esetben pedig magával is viheti azt - akár szándékosan, akár véletlenül, egy következő munkamenet eredményével összefogva. De a dokumentumok beolvasása sem kockázatmentes, a beszkennelt papírok továbbításánál egy elütött email cím is komoly gondokat okozhat.
Ezekre, a kis- és középvállalatokat és óriáscégeket egyaránt érintő biztonsági problémákra igyekszik megoldást kínálni a SafeQ, a Y Soft nyomtatásfelügyeleti rendszere. A megoldás a dolgozókat minden munkamenet előtt az egyes nyomtatóknál azonosítva biztosítja, hogy a kinyomtatott papírokhoz csak az arra jogosultak férhetnek hozzá. A rendszer a nyomtatást csak akkor kezdi meg, ha az adott felhasználó megérkezik a készülékhez és be is jelentkezik annál, a YSoft SafeQ által támogatott autentikációs megoldások valamelyikét használva.
Megkettőzött őrség
A nyomtatásfelügyeleti rendszer felhasználónév-jelszó kombinációval, PIN kóddal, sőt a cégnél már korábban használt belépőkártya vagy token segítségével is képes beazonosítani a felhasználót, de akár ezek kombinációjának használatára is lehetőség van. A megoldás ehhez a nyomtatók saját hardverét használja, korábbi vagy egyszerűbb modellek esetében pedig egy az adott vállalat igénye szerint érintőkijelzővel, illetve RFID olvasóval felszerelt terminállal egészíti ki azt. A YSoft SafeQ gyakorlatilag gyártófüggetlen, azaz szinte minden, vállalati felhasználásra szánt nyomtatóval és kártyaolvasóval használható.
A szoftver egy másik fontos biztonsági képessége a kiterjedt jogosultságkezelés, amellyel a vállalat különböző divízióira lebontva, vagy akár alkalmazottanként is szabályozhatók a különböző nyomtatókezelési jogosultságok, legyen szó akár a színes nyomtatás lehetőségéről vagy a nyomtatás mennyiségéről egy megadott időszak alatt. Hogy a munkafolyamatokat egy esetleges meghibásodás se lassítsa le, a rendszer ilyen esetben a feltétel-akció-értesítés kulcsszavakra építve automatikusan átküldi az aktuális feladatot egy másik gépre és jelzi a problémát a felhasználónak, illetve a rendszergazdának.
Visszakövethető, ellenőrzött szkennelés
A YSoft SafeQ a fentebb említett, szkennelés kapcsán felmerülő biztonsági kockázatokra is megoldást kínál, a rendszerrel ugyanis egyszerűen visszakövethető a készülékhasználat, azaz, hogy melyik alkalmazott, mikor, mit és melyik készüléknél olvasott be, illetve, hogy az adott dokumentumot hova továbbította. A jogosultságkezelési lehetőségek természetesen itt is adottak, a szkennelt papírok mentési lehetőségei például a cég által kijelölt, biztonságos tárolókra korlátozhatók (ez lehet saját tárhely vagy külső szolgáltatás is). Mindezeken túl az e-mailes továbbításnál is lehetőség van egy biztonságos címlista kijelölésére, ha pedig egy dokumentumot máshova próbálnak továbbítani, a rendszer riasztást küld az illetékes adminisztrátornak. Emellett persze a felhasználónak is kényelmesebb, ha nem kell hosszú címlajstromokat végigböngészni, helyette saját fiókját egy kattintással megcélozhatja.
Mind a nyomtatók, mind a szkennerek használatát könnyen áttekinthetővé teszi a YSoft SafeQ jelentéskészítő funkciója, amely különböző időszakokra lebontva küld értékeléseket az egyes részlegek vagy akár alkalmazottak tevékenységéről. Ezt ráadásul nem csak a rendszergazdák vehetik igénybe, az lényegében bármely felhasználónak engedélyezhető.
Ami az operációs rendszerek támogatását illeti, a Y Soft terméke kliensoldalon a Windows, OS X és Linux rendszereken is használható, szerveroldalon ugyanakkor egyelőre csak Windowsra támaszkodik. A biztonsági funkciók persze szoftveroldalon sem hiányoznak, a szerver-szerver, kliens-szerver és szerver-nyomtató kommunikáció, illetve a nyomtatási sor is titkosított, valamint a rendszer az esetleges szerverkiesések és a szolgáltatás leállásának elkerülése végett klaszterezhető is. A felhasználók kezelése történhet címtáron keresztül AD, OpenLDAP vagy Novell Directory alapokon vagy akár manuálisan is.
Csak ami tényleg szükséges
A YSoft SafeQ használatához nem szükséges a teljes pakkot megvásárolni, lehetőség van csak a szükséges funkciókat tartalmazó modulok igénybe vételére - érdemes ugyanakkor szem előtt tartani, hogy vannak komponensek amelyek használatához egy másik modul is szükséges lehet. A rendszer előfizetéssel vagy licencet vásárolva is használható, probléma esetére a vállalat továbbá a nap 24 órájában elérhető ügyfélszolgálatot működtet.
A 2000-ben alapított, erősen B2B fókuszú Y Soft mára leányvállalataival öt kontinensen jelen van. Az innovációra fektetett hangsúlyt jól mutatja, hogy a vállalat több mint 285 alkalmazottjának közel harmada dolgozik fejlesztési területen, a cég ráadásul az ugyancsak cseh alapítású Be3D akvirálásával már a 3D nyomtatás területén is tapogatózni kezdett, jelenleg két, saját fejlesztésű, megfizethető készülékkel van jelen a piacon. A cég mind a fejlesztést, mind pedig a gyártást Csehországban végzi, jelenleg világszerte több mint 14 ezer ügyfelet tudhat magáénak, a kis- és középvállalatoktól az olyan óriásokig mint a BMW, a T-Mobile, a Boeing vagy az Exxonmobil.
[A Y Soft megbízásából készített anyag.]