Még mindig a postás az úr
Bár a dokumentumok elektronikus továbbítása vagy közzététele egyre inkább teret nyerni látszik, ma még mindig a postai kiküldés az uralkodó azoknál a cégeknél is, ahol tömegesen generálnak iratokat, derül ki az Alerant felméréséből.
Az üzleti alkalmazások fejlesztésével és integrációjával foglalkozó Alerant kifejezetten olyan vállalatokat keresett meg, ahol nagy mennyiségben állítanak elő és küldenek ki dokumentumokat. A cégek különféle szektorokból kerülnek ki, pénzintézetek, kereskedők, iparvállalatok és szolgáltatók is vannak köztük. A kutatásban végül 78 fő vett részt, akik valamilyen formában érintettek a dokumentumok előállításában.
Előrehaladott automatizáltság
A HWSW-hez eljutott anyag szerint a válaszadók 87 százaléka felelt úgy, hogy van cégüknél tömeges dokumentum-kiküldés, ami a legtöbb esetben számlaleveleket és szerződéseket takar, de jellemző a válaszlevél, egyenlegértesítő és hírlevél is. A tömeges küldők közül már 91 százalék automatizálta valamilyen megoldással az dokumentumok előállítását és kiküldését, ez azonban nem minden esetben megoldott az összes dokumentumtípusra. A két leggyakoribb eset az ügyfélszolgálat válaszlevelei és a szerződések, előbbinél a tömeges kiküldők nagyjából harmadánál, míg utóbbinál negyedénél nem megoldott az automatizálás.
A meglévő automatizálás ráadásul az esetek túlnyomó többségében, egészen pontosan 59 százalékában postai, nem pedig elektronikus kimenetet takar. Érdekesség, hogy a posta nem csak a számlaleveleknél vagy egyenlegértesítésnél, hanem a hírleveleknél is dominál, utóbbi esetben 53 százalékos arányú a posta használata. Pedig az elektronikus kiküldés a válaszadók 71 százaléka szerint fontos lenne.
Az e-mail részesedése ennek ellenére csak átlagosan 25 százalék, vagyis mindössze a cégek negyedénél használják, míg az egyéb internetes (webes) megoldások aránya 11 százalék átlagosan. A szervezetek kevesebb mint 5 százalékánál használnak mobilos, például SMS-ben történő kiküldést. A felmérés úgy találta, hogy azok szervezetek, melyek eljutottak a mobil alkalmazásáig, széles körben alkalmazzák azt, több dokumentumtípusnál is.
Az egyes dokumentumtípusoknál nagyjából fele-fele arányban lehetséges megválasztania a címzettnek a csatornát. Igaz, Magyarországon az internetpenetráció alig haladta meg az 50 százalékot, vagyis a népesség fele nem ad lehetőséget arra, hogy elektronikusan kapjon dokumentumokat, és valószínűleg az internetet többé-kevésbé rendszeresen használó tömeg egy jelentős része is a nyomtatott formát részesíti előnyben.
Még nem elég személyes
Minden második cégnél van személyes, ügyfélre szabott dokumentumok generálására lehetőség, leginkább a direkt marketing, információs levelek és szerződések esetében, ami az Alerant értékelése szerint jó eredmény, tekintve, hogy nem olyan régóta érhetőek el a piacon ezek a megoldások. Azok közül, akik számára nem áll rendelkezésre ilyen megoldás, 37 százalék vélekedik úgy, hogy fontos volna. Az Alerant úgy találta, hogy a dokumentumtömeg növekedésével egyre fontosabbnak érzik ezt a cégek.