A leggyakrabban elkövetett baklövések nyomtató vásárlásakor
Vannak dolgok, amikhez nem tartjuk szükségesnek szakértő véleményét kikérni. Talán nem ítéljük elég fontosnak a kérdést, esetleg szégyellünk rákérdezni vagy úgy véljük, magunk is elég jól értünk hozzá. Akárhogy is, az otthoni és a vállalati beszerzéseknek is megvannak a maguk tipikus buktatói. Cikkünkben a nyomtató kiválasztásakor és használatakor leggyakrabban elkövetett hibákra térünk ki.
Ki tudja miért, de vannak dolgok, amikhez nem tartjuk szükségesnek szakértő véleményét kikérni. Talán nem ítéljük elég fontosnak a kérdést, esetleg szégyellünk rákérdezni vagy úgy véljük, magunk is elég jól értünk hozzá. Akárhogy is, az otthoni és a vállalati beszerzéseknek is megvannak a maguk tipikus buktatói. Cikkünkben a nyomtató kiválasztásakor és használatakor leggyakrabban elkövetett hibákra térünk ki.
1. Fő szempont a technológia
Bizonyosan mindenkinek van legalább egy ismerőse, aki ért a nyomtatókhoz, akihez mehetünk tanácsot kérni, és kapunk is, vagy jót vagy rosszat. Megesik, hogy a technikára koncentráló guruk esküsznek egyik vagy másik nyomtatási technológiára és azt kapásból ajánlják is, bármiről is legyen szó. Vigyázzunk azonban, mert a nyomtató működési elve magában nem mindenható, a kérdés sokkal inkább az, hogy az adott technológia és modell megfelel-e a feladathoz. Például a kiváló minőségben dolgozó lézer- vagy tintasugaras nyomtatók levelezéshez kitűnőek, de többpéldányos bizonylatok ütéséhez nem használhatók, így amúgy hiába "jobbak", ehhez a feladathoz nem megfelelőek.
2. Mindenható beszerzési ár
Főként személyi használatra szánt kisebb készülékek beszerzésekor követik el sokan azt a hibát, hogy szinte kizárólag az ár alapján választanak. A folyamatosan csökkenő árak a bevásárlóközpontok akcióival kombinálva az elmúlt években tömegesen csábították az embereket olyan modellek megvásárlására, melynek árát igazából nem a pénztárnál, hanem utólag, a kellékanyagok beszerzésekor fizették meg. Ma is igaz, hogy minél olcsóbb készüléket választunk, fajlagosan annál drágábban kaphatunk hozzá kellékanyagot. Általános, hogy a nyomtató mellé nem teljes töltöttségű, hanem csak töredék kapacitású tonerkazettát illetve festékpatront mellékelnek, ezt érdemes ellenőrizni a csomagoláson. Előfordul, hogy emiatt egy valamivel drágább modell — figyelembe véve a mellékelt kellékanyag árát is — jobb vételnek bizonyulhat. A lényeg, hogy a teljes üzemeltetési költséget (TCO) kell néznünk a teljes várható élettartamra vonatkozóan.
3. Hiányos TCO-felmérés
Divatos rövidítés a TCO, mely magában kell hogy foglaljon minden felmerülő költséget. Sokszor azonban eltekintünk ettől-attól, leggyakoribb, hogy a papír árával nem számolunk. Ez pedig ma már nem elhanyagolható tényező, a minőségi papírok lapjáért körülbelül 1 forintot kell kifizetnünk. Ennek fényében meggondolandó automata lapfordítóval felszerelt modell választása, még ha azért kicsit többet kérnek is -- cserébe a papír mindkét oldalára dolgozhatunk, elfelezve annak költségét. Ha a nyomtatótechnológia speciális médiát igényel (ilyen például a borítónyomtatáshoz alkalmas papír), akkor az lényegesen több fog kerülni, ezt se hagyjuk ki a képletből. A tintasugaras típusok legtöbbje például igazi fotóminőségre képes, de ennek csak egy részét hozza normál papíron, hogy a teljes minőséget kapjuk, azért mélyebben a zsebünkbe kell nyúlnunk.
4. Spórolás a papíron
A lézernyomtatók előnye, hogy nyomataik bármilyen normál minőségű irodai papíron jól mutatnak. Éppen ezért sokan a papír minőségén igyekeznek spórolni, mondván, hogy az olcsóbb, vékonyabb papíron ugyanazt az eredményt kapják. A nyomatminőség azonban nem minden. Az olcsó papírok széle a kevésbé jó minőségű vágás miatt begörbülhet, emiatt jobban belemarnak a papírtovábbító mechanika elemeibe, lerövidítve azok élettartamát. Finom papírporból is többet tartalmaznak, ami szintén nem használ a nyomtatónak. Ha túl vékony papírt választunk, az eleve lehetetlenné teheti a nyomtatást és könnyen elakadhat a rendszerben, olyan módon, hogy szokványos úton nem lesz eltávolítható.
5. Gombhoz a kabát
Egyes üzletmenetekben (például bankok esetében) kulcsszerep jut a különleges nyomtatványoknak, igazolólapoknak, csekkfüzeteknek. Megesik, hogy akkora figyelmet fordítanak a nyomtatvány formátumának, jellegzetességeinek megtervezésére, hogy az végül minden szabvány keretei közül kilóg. Így, mikor utólag a gombhoz kabátot, azaz a nyomtatványhoz alkalmas nyomtatót keresnek, akkor komoly problémákba ütköznek, mert igazán alkalmas készülék nem kapható. Ilyenkor nincs más hátra, mint speciális készülékek terveztetése, a média újratervezése, esetleg kézi használata -- ezek drágábbnál drágább "megoldások".
[oldal:Az idő szorításában]
6. Túlterhelés és garanciavesztés
A készülék specifikációit böngészve legtöbb esetben olvashatunk a maximális terhelhetőségről és olykor a havi terhelhetőséget is közzéteszik a gyártók. Az előbbi azt mutatja meg, hogy mennyi lehet a készülék alkalmi csúcsterhelése, de ez élettartama alatt csak egyszer-kétszer érheti, rendszeresen semmiképpen. Az utóbb említett paraméter viszont azt jelzi, hogy mi az a mennyiség (rendszerint lap/hónapban megadva), melyre rendszeresen számítottak a tervezők. Sajnos nem mindig adja meg a gyártó a csomagoláson a havi terhelhetőséget, így előfordul, hogy a vásárlók folyamatosan csúcsterhelésnek teszik ki a nyomtatót. Ilyenkor néhány hónap alatt garantált a meghibásodás, és mivel a készülékben nyoma van a történteknek, a garancia elvész, hiszen túlzott terhelés állt fent. Ügyeljünk a két érték megkülönböztetésére.
7. Alternatív kellékanyagok
Nagyot csalódhatunk a garanciában, ha egy alternatív kellékanyag (pl. utángyártott, újratöltött patron vagy toner) miatt tönkrement nyomtatón próbáljuk érvényesíteni. Nem minden gyártó zárkózik el eleve a garancia érvényesítésétől, ha nem eredeti festékkel használtuk azt, azonban mindannyian fenntartják a jogot a készülék esetenként hosszas bevizsgálására és -- ha a hibát láthatóan másnak a terméke váltotta ki -- a garanciális igény elutasítására. Ha ilyen módon szeretnénk spórolni, akkor előtte vegyük számításba azt is, hogy az utángyártott, újratöltött kellékanyagok a készülékben esetenként kárt okozhatnak.
8. Nem a legmegfelelőbb eszköz használata
Olykor bizonyos, kevésbé lényeges szempontokat helyezünk előtérbe és így maradunk le a legpraktikusabb megoldásról. Jó példa erre, hogy a legtöbben lézernyomtatókat használnak a számla előállításához, mivel ez adja a legszebb minőséget és viszonylag gyors. A legtöbb mai ügyviteli és számlázó szoftverrel ugyan megoldható, hogy a program külön jelölje az eredeti számla példányt és a továbbiakat, de egy jó minőségű mátrixnyomtató és többpéldányos leporelló használatával ugyanez egyszerűbben megoldható lehet. Ráadásul a számla is előbb elkészül, lényegesen kevesebb anyagköltséggel.
9. Az időtényező alábecsülése
Hiba lenne csupán a sebességet, azaz a lap/perc értéket nézni, azonban időnként azt elhanyagolni sem veszélytelen. Ha eleve alábecsüljük a nyomtatandó mennyiséget, akkor ezzel időzavarba is kerülünk, hiszen végül a vártnál több munkát elvégeznie a nyomtatónak, ehhez pedig gyorsabb nyomtatóra lesz szükség. A méretezéskor fel kell tehát térképeznünk, hogy legfeljebb mekkora mennyiséggel kell elkészülnünk adott idő alatt, és ennek fényében kiválasztani a nyomtatót, nem figyelmen kívül hagyva a már említett terhelhetőséget. Kismértékű túlbecsüléssel még nem vesztünk sok pénzt, de ha ellenkező irányba tévedünk, azzal a munka menetét is veszélyeztethetjük.
10. Személyi tényezők
Szeretjük kézben tartani a nyomatainkat, amire jó megoldás a személyi nyomtató, hiszen senki sem lát bele bizalmas anyagainkba, azokat azonnal kézbe vehetjük, elzárhatjuk. Ez sajnos nagyon gazdaságtalan megoldás, ám ha a "folyosó végi nagy dögre" váltunk, akkor elvész a kontroll. Számoljunk a biztonsági igényekkel nagy, munkacsoportos nyomtató beszerzésénél és a hálózati használat lehetősége mellett azonnal építtessünk ki mellé biztonsági rendszert, ami lehet pin-kódos védelem, de működhet akár chipkártyával is.
+1. Extrém körülmények
Ha extrém, ipari körülmények közé készülünk telepíteni a nyomtatót, akkor ne számítsunk rá, hogy egy hétköznapi irodába szánt készülék helyt állhat majd. Az irodai készülékeket normál páratartalom, hőmérséklet és pormennyiség figyelembe vételével konstruálták és ettől lényegesen eltérő körülmények között nem működnek. A sok pára elektronikus meghibásodásokhoz vezet, míg a túl nagy szárazság megakadályozza, hogy a papír felülete feltöltődjön és így magához vonzza a festékport. Még a linóleumpadló is számíthat ebből a szempontból, hiszen statikusan feltöltődhetnek a készülékek, és kezelőik is.
Véleménye van?